Performans Sunum Raporu

29 Ocak Cuma günü PharManage-360 katılımcılarımız ile ikinci ayın sunumlarını gerçekleştirdik. Performans ekibi olarak araştırma sürecimizdeki, sunumumuzdaki öne çıkan noktaları sizlerle paylaşmak isteriz.

Performans Nedir?

Kökeni Fransızca “performance” sözcüğüne dayanan performans kavramının sözlük anlamı “başarım, verim gücü”dür. Diğer bir sözlük açılımı ise, “üstesinden gelme, muvaffak olma ve hedefe ulaşma"dır. Bir başka tanımlamaya göre ise performans, belirlenen koşullara göre bir işin yerine getirilme düzeyi veya iş görenin davranış biçimi olarak tanımlanabilir. Performans, “bir çalışanın belirli bir zaman kesiti içerisinde kendisine verilen görevi yerine getirmek suretiyle elde ettiği sonuçlar"dır.

Kısacası performansı en yalın haliyle, “bireyin iş yapma düzeyi” olarak tanımlanabilir. Performansın tanımına bakmışken şimdi bir de çeşitlerine bakıp.

Performans Çeşitleri 

Performans çeşitlerini işlevsel, bağlamsal ve bireysel performans olmak üzere üç ana başlıkta inceleyebiliriz.

Bireysel Performans, bireyin işini yerine getirmek için harcamış olduğu tüm çabalar karşısında elde ettiği başarı düzeyidir.

İşlevsel Performans, işlevsel olarak performans ise, bir işi yapan birey, grup veya teşebbüsün o işte amaçlanan hedeflere yönelik olarak varabildiği; başka bir deyişle neyi sağlayabildiğinin miktar ve kalite olarak tanımıdır.

İş Performansının Boyutları

İş performansının boyutları ile ilgili iki temel boyut üzerinde durulmaktadır. Bu boyutlardan ilki görev performansı ve ikincisi ise bağlamsal performanstır

Görev Performansı, organizasyonun teknik çekirdeğine destek sağlayan çalışanların, iş yükümlülükleri kapsamında sergiledikleri eylemler olarak tanımlanır. Teknik-idari görev performansı, Liderlik görev performansı gibi.

Bağlamsal Performansı, organizasyonun teknik merkez işlevinin yerine getirilmesini sağlayan faaliyetlere ek olarak, çalışma ortamının; Sosyal, Organizasyonel, Psikolojik havasını zenginleştiren çalışmalara işaret eder.

 Performansı Etkileyen Faktörler

Örgütsel Faktörler

Liderler (Yöneticiler), bir ekibin başarısını sağlayan temel unsurlardan biri yönetimdir.

Çalışma Ortamı, birey ile iş çevresi arasında yaşanabilecek uyumsuzluk, bireyin işe yönelik sahip olduğu enerjiyi, aidiyeti ve yeterlilik duygusunu azaltıcı bir etki yaratmakta ve tükenmişliğe neden olmaktadır.

Ekip Çalışması, ortak hedefle birbirlerini motive ederek çalışan ekipler daha pozitif sonuçlar elde ederler. Birbirlerini tamamlayan ekipler ise daha üretken ve verimli sonuçlara ulaşır. 

Ekip çalışmasının kuruma katkısı şöyle gerçekleşir: 

1)Ortak hedeflere ve tamamlayıcı becerilere sahiptirler. 

2)Derin bir amaç duygusu ve yüksek performans seviyesi sayesinde, ekipler kuruma üstün bir rekabet avantajı sağlar. 

3) Yüksek performansa sahip takımlar zorlu hedeflere ulaşma konusunda isteklidirler. 

4) Ekip üyeleri birbirine kenetlendikçe, düşük performanslı olanlar ekipten ayrılsa bile ekip sapasağlam kalır. Ödül sistemleri, performans değerlendirme, insan kaynaklarının desteği ve çalışma ve disiplin kuralları ekiplerin başarısında da önemli rol oynar. 

5) Ekiplerde tartışmaların olması kaçınılmazdır. Fakat önemli olan iletişime açıklığın ve bağlılığın olmasıdır.

Örgütsel Vatandaşlık Davranışı, örgütün toplam performansına destek sağlayan yapıcı ve iş birliği ile gerçekleşen davranıştır.

Bireysel Faktörler

Stres; vücudumuzda ilk olarak alarm belirtileri ile kendini gösterir. Fakat pozitif adaptasyon sağlanarak yönetilmeyen stres, alarm semptomlarının (Kan basıncı artışı, iştah ve uyku bozuklukları, kanda şeker değişikliği gibi) sürekli tekrarı sonucu vücutta fiziksel ve psikolojik hasarlar bırakacaktır. 

Özgüven; özgüveni yüksek olan kişiler öğrenmeye ve yeniliklere daha açıktır. Böylece eksiklerini görebilir ve kendilerini geliştirirler bu da performansı arttırır.

Tek İşe Odaklanmak; yapılan araştırmalar tek işe odaklanmanın hata oranını ve zaman kaybını azalttığını göstermiştir. Bu yüzden tek işe odaklanmak performansı artırmaktadır.

Fiziksel Form ve Sağlık; performans çalışan kişinin sağlığıyla doğrudan ilişkilidir. Hasta ve zayıf bünyenin performansı düştüğü gibi hata oranı da artar; sağlıklı ve formda bir bünyenin performansı da yüksek olur. 

Zaman Baskısı; zaman baskısına neden olan birçok sebep bulunabilir. Kişinin kendi zamanını iyi yönetebilmesi gerektiği gibi iş yükü yönetiminin de iyi ayarlanması zaman sorunun çözülmesinde önemli rol oynamaktadır. 

Duygusal Zekâ; yapılan araştırmalar duygusal zekânın iş performansını orta düzeyde etkilediğini göstermiştir. Ancak kişilerarası ilişkilerin ön planda olduğu alanlarda daha güçlü bir ilişki söz konusudur.

Peki, Performans Nasıl Artırılabilir?

• Beslenme ve uyku rutini oluşturmak 
• Ertesi günün planını yapmak 
• Kısa molalar 
• Görev sürelerini eklemek limitlemeye çalışmak 
• Sırasıyla ve etkin olarak günlük işlerin yapılması 
• Sosyal medyadan uzaklaşmak 
• Kişisel yeteneklerin farkında olmak gibi çeşitli yollarla bireysel performans arttırılabilir.

Peki, Kurumsal Performans Nasıl Artırılabilir?

• Verilen işleri tam olarak anlamak
• Ekip içerisindeki güçlü ve etkili iletişim
• Teşvik edici geri bildirimlerde bulunmak
• Ekonomik teşvikler belirlemek
• Yöneticinin çalışanlara desteği
• Çalışanlara ve yapılan işlere saygı gösterilmesi
• Ekip aktiviteleri
• Yeterli eğitim gibi çeşitli yollarla kurumsal performans arttırılabilir.

Sürdürülebilir Yüksek Performans Göstermek

İş hayatımızda veya kişisel hayatımızda yüksek performans göstermeyi hepimiz isteriz, fakat gösterilen performansın seviyesi kadar kalıcılığı da hayatımızda önemli bir yer taşıyor. Peki, sürdürülebilir yüksek performans izlemek için hangi koşulları sağlamamız gerekiyor? TDC LEADERSHIP İngiltere merkezli bir global danışmanlık firması olarak bireysel veya kurumsal olarak kalıcı yüksek performans göstermek için çalışma ortamında olması gereken bileşenleri belirlemiş. “G.A.M.E” modeli olarak adlandırılan bu modele Türkçe karşılık olarak “Baklava Modeli” adı verilmiş. Bu modele göre G.A.M.E performans çizgimizi sabit tutabilmemiz için gerekli olan dört bileşenin İngilizce anlamlarının baş harflerinin birleşimini temsil ediyor. Bunlar; Growth (Gelişim), Achievement (Başarı), Meaning (Anlam), Enjoyment (Eğlence). Genel değerlendirmeyi yapabilmek için bu dört bileşeni bir koordinat sistemine yerleştirerek sizin veya ekibinizin mevcut durumunu açık bir şekilde görebileceğiniz bir şekil elde ediyorsunuz. Bu modelin Türkçe karşılığına “Baklava Modeli” denmesinin sebebi de eğer tüm bileşenleri aynı değerde sağlayabilirsek ortaya baklava desenine benzeyen bir grafik çıkmasından geliyor. 

Amacımız aslında sürdürülebilir performans derken hayatımızda veya işimizde bu dört bileşeni (gelişim, eğlence, anlam ve başarı) alışkanlık haline getirerek sadece analitik ve sayısal yönümüze değil aynı zamanda insani yönümüze besin vererek bunu yaşamımızın içine yerleştirmek hatta yedirmektir bu sayede başarı elde edilecektir.

Performans Değerlendirme

Performans değerlendirme yöntemlerini Geleneksel Değerlendirme Yöntemleri ve Modern Değerlendirme Yöntemleri olmak üzere ikiye ayırabiliriz. Bunlarda kendi içlerinde alt başlıklara ayrılmaktadır. 

Geleneksel Değerlendirme Yöntemleri: 

1)Basit Sıralama Yöntemi 

2)İkili Karşılaştırma Yöntemi 

3)Grafik Derecelendirme Yöntemi 

4)Zorunlu Dağıtım Yöntemi 

5)Kontrol Listesi Yöntemi 

6)Kritik Olaylar Yöntemi 

7)Davranışa Dayalı Değerlendirme Ölçeği

Modern Değerlendirme Yöntemleri:

1)Değerlendirme Merkezi Yöntemi 

2)Amaçlara Göre Yönetim 

3)Psikolojik Değerlendirme Yöntemi 

4)360° Değerlendirme Yöntemi 

5)Yetkinliklere Dayalı Değerlendirme

Performans Değerlendirmenin Avantajları

Performans değerlendirmenin bize ne gibi avantajları var dersek bu avantajları da üç ana başlıkta toplayabiliriz.

Bireysel Avantajlar: Rol ve sorumluluklar anlaşılır. Kendisinden beklenilenleri bilir. Performansın nasıl değerlendirildiğini bilir. Olumlu geri bildirim yoluyla tatmin ve özgüven gelişir. Güçlü ve zayıf yönlerini bilir.

Örgütsel Avantajlar: Etkinlik ve verimlilik artar. İşin kalitesi artar. Eğitime, ihtiyaç ve bütçe belirleme kolaylaşır. İnsan kaynakları planlaması daha güvenle yapılır. Bireylerin gelişim potansiyelleri bilinir. Ortaya çıkan bireysel ihtiyaçlar için esneklik sağlanabilir. 

Yönetsel Avantajlar: Planlama ve kontrolün etkinliği sayesinde performans gelişir. Çalışanlar arası iletişim ve ilişkiler gelişir. Güçlü ve zayıf yönler anlaşılır. Çalışanlarla yakın ilişki sayesinde karar vermede kolaylık görülür. Yönetsel beceriler gelişir.

Performans Değerlendirmede Karşılaşılan Zararlar

Performans değerlendirmeye olumlu bakanlar kadar olumsuz bakanlar ve zararlı olduğunu düşünenler de vardır. Samuel Culbert, kitabı "Get Rid Of Performance Review "da aslında bunun morali yok ettiğini, takım çalışmasını sekteye uğrattığını ve amaca zarar verdiğini vurguluyor.

Reuters 'da yapılan bir araştırmaya göre de ABD'deki çalışanların %80'i performans değerlendirme yöntemlerinin yeterince objektif olmadığını düşünüyor.

Bu yüzden performans değerlendirme süreçleri iyi düşünülmüş, ekip ile birlikte karar verilmiş, herkesin katılabileceği süreçlere sahip ve şirkete özgü olmalıdır.

Performans Değerlendirme ve Kariyer Yönetimi İlişkisi

İyi bir kariyer sahibi olmak isteyen biri iyi bir performans sergiler. Performans değerlendirmesi sonucunda çalışanın performansına göre uygun bir yol çizilerek hem organizasyonun çalışandan hem de çalışanın organizasyondan maksimum verimi alması sağlanır.

Performans Yönetimi

• Hedef Belirleme
• Değerlendirme
• Geri Bildirim
• Ödüllendirme olmak üzere 4 ana adımdan oluşur.

Performans yönetimindeki bu 4 ana adımı biraz daha açacak olursak;

Önce çalışanlarla beraber hedeflerin belirlenmesi, bu hedeflerin gerçekleşmesine yönelik uygun örgüt ortamı hazırlanması, performans ölçüm kriterlerinin belirlenmesi ve ölçümlerin yapılması, ölçüm sonuçlarının nerelerde ve nasıl kullanılacağının açıklanması ve son olarak çalışanlara ve yöneticilere gerekli eğitimlerin verilmesi şeklindedir.

 

Bireysel Performans Yönetimi 

Bireyi merkeze alıp öne çıkaran bireyin performansını geliştirmeyi amaç edinen yönetim tarzıdır. Bireysel performans yönetimi kapasite, imkan ve istek olmak üzere üç şeye bağlıdır.

Kapasite: Çalışanın bir işi yapması için sahip olması gereken beceri, bilgi ve tecrübedir.

İmkan: İşin yapılabilmesi için gerekli olan fiziksel koşullar ve ekipmanlardır.

İstek: Çalışandan beklenen çaba, emek, işi başarma isteğidir.

Bu üç değişkenden bir tanesi bile eksik olursa, çalışan başarısı mümkün olmaz. Bu değişkenlerin sağlanması kurumun yönetim sistemi ile geliştireceği şartlara bağlıyken bazı şartlar bireyin kendi performans yönetimine bağlıdır. Bireysel performansımızı ise odaklanarak, yetkinliklerimizi geliştirerek ve kendimizi adayarak geliştirebiliriz.

Kurumsal Performans Yönetimi

 Örgütsel etkililiği ve verimliliği arttırma amacını güden yönetime denir. Birimin stratejik planlarını yaparak önceliklerini belirlemesi, bunu en üst seviyeden en alt seviyeye tüm birime yayması ve belirlenen hedeflere ulaşması sürecinin yönetimidir.

Cumming ve Worley ’e göre performans yönetimi, hedef belirlemeyi, performans değerlendirmeyi ve ödül sistemlerini kapsar ve iş gören bağlamında iş stratejileriyle ilgili olarak iş görenin çalışma davranışlarını ayarlar. Etkin bir performans yönetimi sisteminin anahtar elemanları; performansla ilgili standartlar, performansı ölçme kriterleri, çalışanlara ve insan kaynakları birimine verilen geribildirimdir.

Performans yönetimi sisteminin amaçları üç ana grupta toplanır.

- Yönetsel amaçlar: Ücretlendirme, terfi, transfer, işten çıkarma

- Geliştirmeye yönelik amaçlar: Kariyer planlama, eğitim, geliştirme, rehberlik, danışmanlık

- Araştırmaya yönelik amaçlar: İş tatmini, motivasyon, hedeflerin saptanması. 

Özetle sistemin asıl amaçları; bireysel performansın örgütsel hedefler doğrultusunda sağlıklı ve adil standart ve kriterler aracılığı ile belirlenerek ölçülmesi, bu konuda kişilere bilgi verilmesi ve kişisel performansın geliştirilerek örgütsel etkinliğin artırılmasıdır. 

Yüksek Performanslı Organizasyonların Özellikleri

Yüksek performanslı organizasyonların bazı özellikleri:

1. İşin Niteliğinin Açık ve Net Olması 

2. Yeteneklerin Değerlendirilmesi 

3. Amaçların Belirlenmesi

4. Stratejik Kaynakların Uyumluluğu

5. Açık ve Anlaşılır Vizyon ve Misyon İfadeleri 

6. Ortak Değerler Oluşturulması 

7. Yaratıcılığın Desteklenmesi 

8. Güçlü Geribildirim

9. Dinamik ve Değişimi Destekleyen Yönetim 

10. Sürekli Öğrenme 

11. Takım Çalışması 

12. Bireye Yaklaşım

Son olarak sizlere bir alıntı ile veda etmek istiyoruz.

“Derin anlamlar taşıyan hedeflerle, sonuçlanmayı bekleyen düşlerle ve ifade edilmeyi gereksinen saf aşkla motive olduğumuzda, işte o zaman gerçekten yaşarız. ” Greg Anderson

Bir ekip olarak bu yolda motivasyonunuzu hiç kaybetmemenizi ve performansınızın hiç düşmemesini diliyor ve yazımızı burada bitiriyoruz. Zaman ayırdığınız için çok teşekkür ederiz.