Ecz.Tansu Oktar ile gerçekleştirdiğimiz etkinliğimizdeki kaçırdığınız veya tekrar göz atmak istediğiniz noktaları sizin için derledik

31 Ocak günü Polifarma İlaç’ta Uluslararası Pazarlar Satış Pazarlama Müdürü olan Ecz. Tansu Oktar bizlere eşlik etti. Kendisi ile pek çok konu hakkında konuşup bilgilendik ve bize aktardıklarını soru-cevap şeklinde sizlere sunmak istedik. İyi okumalar dileriz! 

Bize geçmiş tecrübelerinizden bahsedebilir misiniz?

İlk tecrübem ürün müdürlüğü. Ürün müdürlüğünden itibaren bütün tecrübelerim yurt dışında. Bulgaristan’da ve Bosna Hersek’te ürün müdürlüğü yaptım. Sonrasında Hırvatistan’da ve Moğolistan’da hem ülke hem pazarlama müdürüydüm. Sonra Amgen’de Mustafa Nevzat Pharmaceuticals tarafı başladı. Orada da Kuzey Afrika, Orta Afrika ve Orta Doğu bölge müdürüydüm. 

Şu anda Polifarma İlaç’ta Uluslararası Pazarlar’ın başındayım. Müşterilere ilacı uluslararası olarak satıyoruz. Dinamiklerimiz iç pazardan daha farklı. İç pazarda bu işi yapan sadece satış pazarlama kısmını bilir. Bizim tarafta ise biraz daha müşteri yönetimi olur. Her hesabın başında bir direktör varmış gibi düşünebilirsiniz. Bunun nedeni de şu: ben müşterimle düzgün iletişim halindeyken finanstan biri iletişimi yanlış kurarsa ben orayı toparlayamam. Birinci elden iletişimde olmam gerekiyor. O yüzden de iç pazardan farklı olarak işin bütün detaylarına hâkim olmak durumundayım. Ayrıca kendi ligimizden çıkıyoruz. Piyasanın kontrolünü yapmak hiç kolay olmuyor. Bütün rakipleri tek tek belirlemek, onların fiyatlarını bilmek ona göre bir planlama yapmak gerekiyor.

Bizim edineceğimiz ilk tecrübelerimiz stajlarımız ile oluyor. Siz, stajlarımızla ilgili olarak bizlere neler önerirsiniz?

Üniversite hayatında iş deneyimi edinilen ilk imkân olan stajlar; size nerede mutlu olduğunuzu ve daha başarılı olacağınızı göstermeye yarayan en iyi yollardan biridir. Stajınızı ciddiye almanız size pek çok kapı açabilir. 

Peki, size gelen CV’lerde neye dikkat ediyorsunuz? 

Karşıma bir CV geldiğinde, tecrübeli veya tecrübesiz, hobiler kısmına kesin bakarım. “Neden?” derseniz, işe insan alıyorum. O insanla günün büyük bir kısmını geçireceğim ve ben, biraz daha “çok alanlı” insanlarla çalışmayı severim. En korktuğum CV’ler; karşımda 3,95/4 ortalamayla duran CV’ler. Bunu başarılı öğrenci kötüdür anlamında söylemiyorum, CV’sinde bunu göze sokan insanlardan bahsediyorum. Onlar bende her zaman çok katı, kurallara çok bağlı, esnekliği gösteremeyen insan tipini uyandırıyor. Şu ana kadarki tüm tecrübelerim bunu gösteriyor ki hobiler, insanı çok kanallı varlık olarak önüme koymuş oluyor. 

Biraz da bu ayki konularımıza bakacak olursak siz Yetkinlik, Motivasyon ve Performans kavramları hakkında neler söylemek istersiniz? 

İnsanlar bu kavramlardan konuşulurken aslında bildiklerini düşünüyorlar ama tahmin ettikleri kadar bilmiyorlar. Herkes bir kelimenin anlamını aşağı yukarı bilir ama bir şeyi bilmekle onu tanımak aynı şey değildir. Bir işin teorisini, neyin neden yapıldığını öğrenirseniz daha kolay adapte olabiliyorsunuz. 

Mesela kaç yıldır ilaç sektöründeyiz. Hiç satış pazarlamada inovatif bir şey gördüm mü? Kaç kere gördüm? Hiç. Hep aynı promosyon materyali önümüze sadece daha çekici bir şekilde sunulur. Şu anda LinkedIn’de bazı genel müdürlerin “Pazarlamanın geleceği buraya evrildi.” Başlıklı Pazarlama101 diyeceğimiz şeyleri iPad üzerinden gösterdiğini görünce o kişinin yönettiği ekip adına ben çok üzülüyorum. Bir genel müdürün bu işin fundamentalini ayırt edebiliyor ve yorumlayabiliyor olması gerekiyor. İşin teorisini bilmediği için bunları yapamıyor. 

Peki, kavramlara baktığımız zaman yetkinlik deyince aklınıza ilk ne geliyor?

Yetkinlik, kelime anlamı olarak “mükemmel performansın elde edilmesine yarayan her türlü bilgi, deneyim”. Benim aklıma gelen ilk yetkinlik “güvenilirlik” oluyor. İş hayatında biraz vakit geçiren herkes güvenilirliğin ne kadar önemli bir yetkinlik olduğunu bilir. Güvenilir olmanız, kalifiye olmanızdan daha önemlidir.

Performans denince akla gelen şeylerden biri de performans düşmesi oluyor. Siz performans düşüşü hakkında ne düşünüyorsunuz?  Bir performans düşmesi durumuyla karşılaştığınızda ne yapıyorsunuz? 

Bir yerde bir performans düşüklüğü yaşanıyorsa mutlaka sebebi vardır, boşu boşuna olmaz. Sebebi anlamadan yapılan eylemler bir fayda sağlamaz, kaldı ki varsayımlarla müdahale de yapılmaz zaten. “Gına geldi işlerden.” Diyorsa adama biraz boşluk bırakırsın tabii. 6 ay verimsiz çalışacağına 2 hafta çok düşük verimle çalışıp kendine gelsin.

Biraz da kavramlar üzerinden gidelim öyleyse;

Organizasyon nedir?
Belirlenmiş amaçlara ulaşmak için gerekli yapılanmaları sağlayan sosyal varlıktır.

İşletme nedir?

Ürün veya servislerin takasını yapan ticari varlıktır.

Ticari organizasyon nedir?

Ürün ve servislerin takasını merkezine almak için gerekli yapılanmaları sağlayan sosyal ve ticari varlıktır. Şirketlerin büyük bir kısmı ticari organizasyon olduklarını unutuyorlar. İşin sosyal kısmını unutuyorlar. 

Strateji nedir? Hedeften farkı nedir?

Hedefle strateji aynı şey değildir. Şirketin bu yılki stratejisi 100 milyon dolar ciro yapmak olamaz. O belirlediği şey hedefi olur. 100 milyon dolara ulaşmak için şirketinde adım adım yapacağın şeylere ise strateji denir.

Organizasyonel strateji nedir?

Bir organizasyonun ana hedef, politika ve eylem silsilesini kapsayıcı bir bütün içerisinde birleştiren plan ya da modeldir. Stratejik kararlar organizasyonun yönünü belirleyici kararlardır.

Örneğin PoliFarma altında satış fonksiyonu ile ilgilenen satış-pazarlamadaki strateji daha düzenli pazarlarda PoliForma adıyla fark yaratabilmek bir organizasyonel stratejidir.

Müdür nedir?

Ne yapılması gerektiğine karar verip diğer insanların bunu yapmasını sağlayan kişidir. 

İdareci nedir?

Kimin neyi, nasıl yapacağını planlayan, organize eden, bu konuda komut veren ve kontrol eden kişidir. En önemli farkı komut ve kontrol kısmıdır. Bu noktada bir üst düzey çalışanın egosu kendine idareci demeye el vermediği zaman ortaya micro management diye bir laf çıkar.

Micro Management nedir?

Aslında idarecide gördüğümüz üzere micro management diye bir şey yoktur, idareci vardır. Üst düzey birinin astına verdiği görev süresince göreve müdahale etmesi ve özgür çalışma alanı bırakmamasıdır. 

Hedef nedir?

Varılmak istenen noktadır. Bu nokta üst düzey birimlerce alınır. Hedefler parasal veya yatırımsal veya fikirsel olabilir. Hedef belirlemede ise birtakım yöntemler mevcuttur.

SMART Hedef Modeli

S – pecific(spesifik)

M - easurable(ölçülebilir)

A – ttainable(ulaşılabilir)

R – elevant(işi ile ilgili)

T – imebound(zamana bağlı)

Şirket içerisinde bir problem olmadığı takdirde ulaşılabilirlik ilkesi hariç geri kalan ilkeler şirketi ilgilendirmektedir. Hedefi uygulayacak kişi için ise en önemli kısım ulaşılabilirlik ilkesidir.

Çalışanınıza verdiğiniz hedefin gerçekten ulaşılabilir bir hedef olduğuna ikna edemezseniz ya da çalışanın gerçekten ulaşabileceğini düşündüğü bir hedef vermezseniz o hedef gerçekleşmez.

Motivasyon nedir?

İnsanların hareketlerinde heves ve süreklilik sağlayabilmektir. Süreklilik bir başka deyişle sizinle birlikte çalışan birinin performansında çok düşüş olmadan belli bir düzeyde işini ilerletebilmesini sağlamaktır ve motivasyonun sürekliliği iş hayatında ciddi yer edinmiştir.

Motivasyon neden bu kadar önemli?

İş gücünün motivasyonu ne kadar düşükse yönetimin o kadar kontrol uygulaması gerekir.

Motivasyon kişinin görev tanımında olmayan katkılar yapmasını sağlar.

Performans nedir?

Beceri, motivasyon ve durumsal faktörlerden oluşan bir fonksiyondur. Yani size verilen işi yapabilecek beceriye sahip olmalı, işi yaparken motive olmalı ve içinde bulunduğu koşullar işinizi doğru yapmanızı sağlamalıdır.

Maslow’un Hiyerarşisi

Motivasyon konusunda çok önemli bir kıstastır. Birinci kısım fizyolojik gereksinimlerden temel gereksinimlerden oluşmaktadır. İkinci kısım güvenlik ve sağlıktır. Üçüncü kısım sevgi/ait olma gibi duygusal bir portföye sahiptir. Dördüncü kısım saygınlık ve ardından beşinci kısım kendini gerçekleştirmedir.

 

Piramidin en önemli özelliği seviyelerden biri tamamlandığında diğer bir seviyeye geçmek istemektir. İnsanlar içinde bulunduğu durumun her zaman daha iyisini ararlar. Bunu başarabilmek de motivasyon için çok önemli bir kaynak olmaktadır.

Hawthorne

Spesifik olarak işe dönersek. Endüstri 1.0 zamanında yani sadece üretim bandından ibaret endüstri zamanında Hawthorne ‘Çalışanlardan nasıl daha yüksek verim alabilirim? Bu işler nasıl ilerliyor? Neler yapabilirim?’ şeklinde bir dizi deney gerçekleştirerek endüstride yönetimde ilk alanı tamamlayarak ikinci alana geçiş yapılabilmesini sağladı.

Hawthorne’dan önce klasik teori mevcuttu ve klasik teoriye göre ‘insan makinanın bir parçasıdır, verimini arttırmak için daha çok para vermek gerekir ve çalışanlar hemen hemen sadece ekonomik faktörler yoluyla motive edilirler.’ düşüncesiydi.

Hawthorne’dan sonra ‘insan makine parçaları gibi düşünülemez, her insan birbirinden farklıdır. İçinde bulunduğu duruma göre hareket eder ve beklentileri, arzuları verimini etkiler.’ düşünceleri yaygınlaştı bu da yönetimde daha insancıl bir çağa doğru ilerledi.

Bir satış ekibini yönetirken motivasyon yükseltme metodu olarak ödüllendirme yöntemi mi kullanılır?

Eğer çalışanımın motivasyonunu yükseltmem gerekiyorsa öncelikle bu çalışanımın motivasyonunun düştüğünü gösterir. Motivasyon ile ilgili bir düşüşte ilk bakılması gereken yer neden olduğudur. Nedenini bilmeden sonuca gidemez ve çözemeyiz. Ancak ödüllendirme ile çözülecek bir motivasyon sorunu ise ödüllendirme yöntemi uygulanır.

Kendi ekibiniz ve işinizden performans izlemeyi yüksek tutmaya dair örnekten bahsedebilir misiniz?

 Satış pazarlama tarafında bu örnekleri vermek aslında çok kolaydır. Çünkü bizim hedeflerimiz SMART’a çok uyar. İşimiz ile alakalıdır, zamanla belirlenmiştir, sınırları çok nettir ve ulaşılabilirdir. Mesela her hesap yöneticisi için bir ciro hedefi vardır ve bunlar ulaşılabilir hedeflerdir. Herkes de ulaşılabilir olduğunun bilincindedir. Ulaşması zordur ama ulaşılabilirdir. Ruhsatlandırma hedeflerimiz vardır. Satışla bugünü kurtarırsınız ruhsatlandırma ile geleceği kurtarırsınız. Doğru ülkelerde, doğru ürünleri, doğru zamanda ruhsatlandırmazsanız o ürünlerin portföyünüzde olmasının bir anlamı yoktur. 

Performansı yüksek tutmak için ne yapılabilir? Performansı yüksek tutmanın en belirgin ölçeği motivasyondur. Maslov’a geri dönecek olursak piramitteki üçüncü adım ait olmaktır. Eğer ekibiniz bir arada olmaktan bir arada çalışmaktan mutlu ise zaten bir adım öndesinizdir. Ekip zaten birbirini yukarıya doğru taşır.

Gelecekte daha iyi sonuçlar üretebilmek için gerekli amaca ulaşırken becerilerinizi de geliştirebildiğiniz süreçtir şeklinde bir iş tanımı var. Büyük bir çoğunluk işe mesai saatleri içerisinde verilen görevlerin yerine getirilip eve dönülen ay sonunda da maaş alınan yer olarak bakıyorlar. Bunun sonucunda da performans, motivasyon ve yetkinlik gibi konuları arka plana atıyorlar. Bu tanım sizde ne canlandırdı?

İlk olarak yaptığınız her şeyi, hem bireysel hem de iş açısından uzun vadede nereye gideceğini düşünerek yapmanız lazım. Mesai’de harcanan zaman da bu yatırımın bir parçası. Yaptığınız işin gelecekte nereye gideceği her zaman hedefler içinde bir değerlendirme konusu oldu. Yetkinlik noktasına gelecek olursak kariyer boyunca sürekli farklı yetkinliklere ihtiyacınız oluyor. İlk başta Excel’de veri okuyabilmek benim ihtiyacım olan yetkinlikti ama şu an benim ihtiyacım olan yetkinlik bu değil. Yaptığınız işle beraber ihtiyacınız olan yetkinlikler de değişiyor. Bu noktada ilerde ne olmak istediğinize ve o pozisyon için gereken yetkinliklere bakmalısınız.

*

Sayın Ecz. Tansu Oktar, bizlere hem kariyer yolumuzu inşa ederken ki yol gösterişi hem de ileride iş hayatımızda kullanacağımız öğretileri için çok teşekkür ediyoruz. Önümüzdeki ay görüşmek üzere!